A maioria dos escritórios jurídicos começa com um pequeno volume de processos judiciais. Por isso, a gestão de processos feita de forma manual através de planilhas, costuma atender às demandas da banca. Porém, na medida em que o escritório cresce, as planilhas se tornam um recurso bastante limitado. A gestão de processos, quando feita de forma manual, é mais suscetível à erros. Além disso, o controle de prazos demora tempo e compromete a produtividade da banca.
A tecnologia pode promover mudanças eficazes nesse cenário. No entanto, nem todos os advogados conhecem os benefícios da tecnologia quando se trata da gestão de processos nos escritórios de advocacia. Além de conferir mais agilidade, melhorar a comunicação com o cliente sobre os casos, os riscos com relação à contagem de prazos errada são bem menores.
Um dos maiores protagonistas entre os recursos tecnológicos disponíveis para favorecer a gestão dos escritórios é o software jurídico. Abaixo, seguem exemplos de como seu uso impacta positivamente a rotina dos advogados.
Agilidade e precisão no controle de publicações
Muitos advogados ainda perdem tempo se cadastrando nos sites dos Tribunais e buscando informações nos Diários Oficiais. Uma boa parte ainda faz essa consulta diariamente, para depois, inserir as informações em planilhas específicas. Com um bom software jurídico, tudo o que o advogado precisa fazer é inserir os dados no sistema, usando o número da OAB ou do processo. Com essas informações, o próprio sistema se encarrega de realizar o cadastramento automático. Além disso, o advogado é notificado quando há alterações no status do andamento, bem como, recebe as intimações de forma automática.
Eficiência no acompanhamento processual
Principalmente para os escritórios que atuam no contencioso, a gestão de processos é uma das atividades mais importantes. Até porque, toda a comunicação com o cliente e o peticionamento no Judiciário depende desse controle. Quando a gestão de processos é realizada por meio de fichas de andamento e planilhas, é comum que o advogado gaste muito tempo. Isso sem mencionar as falhas, que são comuns e naturais em qualquer atividade humana. Com um software para escritório de advocacia, o gerenciamento de processos é feito de forma automatizada, garantindo mais rapidez no acompanhamento processual. No sistema, é possível organizar as informações mais relevantes do caso, facilitando o trabalho e a consulta.
Integração de informações e documentos
Com o uso de um sistema automatizado é possível digitalizar documentos e anexá-los aos demais dados do processo. Isso, além de eliminar o excesso de papel e minimizar problemas com a perda de documentos, faz com que a produtividade aumente. Afinal, o advogado além de ter todas as informações que precisa cadastradas no sistema, tem também os documentos para consulta.
Os dados do processo também podem ser integrados às informações do cliente e do faturamento. Isso facilita não apenas a comunicação com o cliente, como também a cobrança dos serviços jurídicos.
Uma equipe de alta performance
Hoje, a maioria dos escritórios sabe que produtividade deixou de ser um diferencial para se tornar uma questão de sobrevivência. Em um mercado competitivo como é o mercado jurídico, tempo é um recurso valioso. Por isso, quanto mais um time de advogados produz, com qualidade em um tempo reduzido, mais resultados o escritório é capaz de conquistar. Isso sem mencionar na motivação dos profissionais, que conseguem entregar com mais qualidade, sem o estresse de prazos perdidos e atendimentos mal feitos.
A vantagem de ter a gestão de processos sistematizada vai além do controle de processos. Boas ferramentas promovem impactos positivos na comunicação interna e também na comunicação com o cliente, isso sem falar na integração com o financeiro e claro na melhoria da produtividade dos profissionais.
Ainda que muitos profissionais fiquem resistentes com relação à adoção de tecnologias, o recurso costuma trazer muito mais bônus do que ônus. Porém, esse investimento precisa ser feito de forma planejada. Cabe ao gestor pesquisar a fundo para escolher o melhor software jurídico para as necessidades do escritório, bem como, fazer a transição migrando dados para o sistema. Porém, esse trabalho em pouco tempo já mostra os primeiros resultados e a rotina torna-se muito mais dinâmica e eficiente.
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